Comment utiliser un logiciel de congés ?

Pour un DRH, gérer les demandes de congés du personnel peut s’avérer être une tâche administrative assez complexe. Il est souvent confronté à différentes questions. Combien d’employés peuvent s’absenter en même temps ? Sur quelle période ? Comment satisfaire toutes les demandes sans mettre à mal le fonctionnement de l’entreprise ? Heureusement, les avancées technologiques ont données naissance à de nouveaux outils pour aider à résoudre ce type d’équation.

Le logiciel de congés: qu’est-ce que c’est ?

Un logiciel de gestion des congés est destiné à faciliter, mais surtout à automatiser les procédures liées à la prise des congés et aux absences des employés au sein d’une entreprise. Il permet notamment au GRH (Gestionnaire des Ressources Humaines) d’avoir un meilleur suivi du temps de travail des employés. Le logiciel de gestion des congés prend en compte non seulement la gestion de tous types de congés et d’absence, mais d’effectuer également une analyse des performances fournies au cours du mois pour pouvoir calculer le salaire du travailleur concerné. Il peut être utilisé aussi bien par l’employé que par l’employeur et son utilisation est plutôt simple.

Logiciel de congés : comment s’en servir ?

Il existe deux types de logiciels de gestion des congés : les logiciels gratuits et les logiciels payants. Quel que soit celui que vous choisissez, le mode de fonctionnement est sensiblement le même mis à part quelques fonctionnalités qui varient d’un logiciel à l’autre. Après avoir fait installer le logiciel, il faudra suivre les étapes suivantes.

• Inscrire vos employés

Faites inscrire chaque employé dans le logiciel en lui créant un compte personnel. Ils pourront ainsi avoir accès au logiciel pour vérifier l’État de leurs congés payés, faire des demandes, etc.

• Faire enregistrer les contrats

Cette étape vous donne la possibilité de définir les horaires de travail auxquels sont soumis les employés. Le logiciel en tiendra compte dans le calcul final de la masse horaire réellement abattue.

• Organiser des services

Pour une meilleure structuration de l’entreprise dans le logiciel, vous pouvez définir des ”services” avec à leur tête un responsable d’équipe. Celui-ci sera chargé du traitement des demandes de congés et des absences tout en supervisant le travail de ses collègues afin de mieux capitaliser leur taux de présence globale.

• Attribuer des fonctions à chaque employé

Cette étape vous permet de définir le cahier de charges de chaque employé comme vous le souhaitez. Il est également utile d’établir un planning d’activités sur plusieurs niveaux hiérarchiques. Vous pouvez ainsi suivre en temps réel le travail de vos employés et comptabiliser les heures supplémentaires et les tâches réellement effectuées.

• Personnaliser les motifs d’absence et les périodes de congés

Le logiciel vous offre plusieurs types d’absence prédéfinis. Vous pouvez ensuite les personnaliser suivant les particularités de votre entreprise. Vous avez la possibilité de définir plusieurs absences en fonction du paramétrage du logiciel choisi. Certains vous permettront d’aller jusqu’à 5 d’autres moins.

• Exporter les données

À la fin de chaque mois ou d’une période préalablement définie, vous pouvez récupérer et exporter les données enregistrées pour les envoyer par exemple à votre comptable pour l’établissement des fiches de paie.

Un logiciel de congés va souvent de pair avec la gestion des absences. Il offre à l’employeur un gain de temps et une dématérialisation complète du processus relatif à la gestion des congés. Il permet une totale transparence entre l’employé et l’employeur sur les masses de travail abattu.

Quel est le meilleur logiciel de gestion de congés pour votre entreprise ?

Aujourd’hui, et c’est d’autant plus vrai depuis l’apparition de la crise sanitaire du coronavirus, il se trouve que de plus en plus d’entreprises en France font tout pour pouvoir tirer le maximum de services en ligne ! Cela peut passer parfois par la gestion des fiches de paie, mais il est indispensable également de penser au bien-être des employés, et il est pertinent de mettre en place un logiciel de gestion des congés.
Malheureusement, de plus en plus de personnes en France et dans le monde sont victimes de burn-out, elles n’ont pas pris suffisamment de repos alors qu’elles y ont pourtant droit ! Les conséquences peuvent être alors dramatiques à la fois pour les salariés mais également pour les organisations professionnelles qui se trouvent par la suite en grande difficulté, c’est le moins que l’on puisse dire. De plus, la gestion des congés peut également s’avérer être très compliqué au quotidien pour toutes les entreprises qui ne savent pas bien s’y prendre.

Mais si vous avez choisi d’opter pour une solution clé en main, alors nous ne pourrions que vous recommander de choisir votre logiciel de gestion des congés sur my-intranet grâce à ses avantages qui sont assez nombreux. Vous allez en effet pouvoir bénéficier des fonctionnalités suivantes :

• • gérer les différents types de congés et les absences, comme les RTT, les congés payés, ou encore les arrêts maladie
  • donnez accès à vos salariés à un état clair et précis de ses droits
  • ajoutez la possibilité de faire des demande de congés directement en ligne, sans avoir besoin de se justifier par un e-mail ou un coup de téléphone

offrez enfin la possibilité à tout le monde de pouvoir bien gérer les heures supplémentaires pour être sûr de ne pas avoir d’ennuis au quotidien